Smart work: qualche consiglio utile a gestire al meglio il lavoro a distanza

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È più pratico? favorisce le distrazioni? Difficile concentrarsi o trovare uno spazio adeguato? Capita di trovarsi nelle condizioni di lavorare, occasionalmente, lontano dall’ufficio. A volte è un’opportunità, ma farlo, necessariamente, per periodi prolungati può non essere facile. Abbiamo cercato sul web dei suggerimenti per vivere al meglio questa situazione.

Alcune ti sembreranno accortezze banali, perfino ovvie, altre forse difficili da realizzare, ma una cosa è certa, da quello che abbiamo visto rovistando sul web, darsi qualche regola da seguire aiuta a mettere ordine nel tempo di lavoro e a rendere il lavoro più produttivo, a beneficio anche del tempo libero.

Ecco quindi una breve lista di consigli selezionati da siti che si occupano di questi temi e che potranno aiutarti a tirare fuori il meglio da una situazione di necessità: buona lettura.

Credits: AirtaskerBlog

1. Il tuo spazio di lavoro

Solo perché lavori da casa non vuol dire che tu non abbia un ufficio. Anziché rinchiuderti nella tua stanza o metterti a lavorare dal divano (tutti spazi associati al tempo libero), se puoi dedica al lavoro una stanza o una superficie specifica della tua casa. Questo ti aiuterà ad entrare nel giusto stato d’animo.

2. Immagina di essere in ufficio

L’associazione mentale che fai tra lavoro e ufficio può renderti più produttivo. Quando lavori da casa, continua a fare tutte quelle cose che fai per andare in ufficio: imposta la sveglia, prepara il caffè, vestiti (non restare in pigiama!).

3. Struttura la tua giornata di lavoro come se fossi in ufficio

Che cosa fai al mattino quando sei in ufficio? Prova a usare lo stesso programma a casa; anche se probabilmente procederai più velocemente, mantenere lo stesso programma ti aiuterà a mantenerti concentrato e produttivo.

4. Stai alla larga dai social media! (o rendi più difficile accedervi durante il lavoro)

Per ridurre la possibilità che click compulsivi sui tuoi social riducano drasticamente la tua produttività, rimuovili dai collegamenti del browser ed effettua il log out da tutti i tuoi account (qui qualche consiglio per evitare un’eccessiva frequentazione dei social media – in inglese -). Puoi anche considerare la possibilità di lavorare aprendo una finestra anonima, in questo modo non sarai troppo tentato dal concederti lunghe pause sui social nel corso della giornata.
Un altro modo per ridurre il sovraccarico d’informazioni che arrivano dai social network è curare la propria newsfeed. Unisciti a gruppi su Facebook e LinkedIn, crea delle liste su Twitter: cerca cioè di seguire persone in grado di condividere informazioni di valore e vicine ai tuoi interessi.

5. Lavora di più nei momenti della giornata in cui ti senti più produttivo

Nessuno è in grado di lavorare al massimo della produttività dalla mattina alla sera, i momenti di calo sono naturali nel corso della giornata. Conoscerli ti aiuta a programmare meglio le tue attività: cerca di lasciarti i compiti più impegnativi per le ore più produttive della giornata, mentre sfrutta i momenti di maggiore stanchezza per depennare le attività più semplici della tua lista del giorno.

Credits: AirtaskerBlog

6. Programma le tue call per il pomeriggio

Hai difficoltà a svegliarti al mattino, tanto che certe volte non sopporti nemmeno di udire la tua voce? Non dovresti impiegare troppo tempo per iniziare a lavorare in maniera efficiente fin da subito, ma puoi senz’altro concederti un po’ di tempo in più per iniziare a lavorare con i tuoi colleghi.
Sfrutta le ore della mattina per far progredire i tuoi progetti e le tue attività più impegnative e solitarie senza distrazioni, e rimanda tutte le tue call, i tuoi meeting virtuali e le attività da svolgere in collaborazione con i colleghi al pomeriggio, quando potrai dichiararti ufficialmente sveglio.

7. Decidi in anticipo a cosa lavorerai

Trascorrere del tempo a capire cosa farai oggi può tenerti lontano dal fare quelle cose. E una pianificazione così recente potrebbe portarti a voler cambiare più volte il tuo programma. È importante avere un’agenda flessibile, ma è altrettanto importante attenersi scrupolosamente a un’agenda che delinei ciascuna attività ancor prima d’iniziare a lavorare. Prova a definire il tuo programma di lavoro giornaliero almeno il giorno prima, rendendolo ufficiale al tuo risveglio, prima d’iniziare il lavoro.

8. Rimani in contatto con i tuoi colleghi

Lavorare lontano dal tuo team e in solitudine può aiutarti a concentrarti sul tuo lavoro nel breve termine, ma c’è anche il rischio che dopo un po’ tu possa sentirti un po’ troppo isolato dai tuoi colleghi. Quello che ci consente di lavorare da casa senza troppi problemi, sono una grande varietà di tool e app ideate per eliminare le distanze e quindi qualsivoglia barriera che possa ostacolare i contatti con i propri colleghi. Qualche esempio Slack per portare avanti conversazioni da remoto, o Trello per organizzare attività e definire scadenze e priorità, Skype, Google Suite e Hangouts per organizzare meeting virtuali in maniera più efficiente.
Alla Fondazione CMCC abbiamo tutti a disposizione Google meet, un sistema di video conferenze per Google Suite da Hangouts. Semplice da usare, consente di aggiungere fino a 25 partecipanti, e si integra con Google Calendar, rendendo più semplice la visualizzazione dei dettagli più importanti della riunione e la partecipazione istantanea. Scopri di più e inizia a usare Meet con questo breve tutorial.

Nella sezione Intranet della Fondazione CMCC trovi una pagina su Google meet con una descrizione di tutte le possibilità offerte dalla suite.

9. Scegli la musica che fa per te

Trova la colonna sonora per le tue giornate di lavoro a casa: per ciascun task o progetto, scegli la musica più adatta per favorire la tua concentrazione o motivarti.

10. Fai delle vere pause

Può essere così facile distrarsi quando si lavora da soli a casa, che spesso si finisce per non fare nessuna vera pausa. Non lasciare che il senso di colpa per il fatto che lavori nello stesso luogo in cui dormi t’impedisca di prenderti cinque minuti per rilassarti. Anziché aprire YouTube o i social, usa le tue pause per allontanarti qualche istante dalla scrivania.

Dalla Fondazione CMCC, ecco anche una lista di risorse digitali affidabili sul tema dei cambiamenti climatici. Video, interviste, news, approfondimenti, da guardare o leggere mentre si è costretti a rimanere nelle proprie case.

Le fonti dei nostri suggerimenti sono (in inglese):

E se vuoi approfondire ancora il tema dello smart work, ecco qui altri spunti interessanti, forniti da Trello:

La guida gratuita (ebook) “How to embrace remote work”: tutte le strategie di successo comprovate e testate da Trello e altre 9 aziende famose per il lavoro in modalità remota.

L’articolo “7 Weird Ways To Help Combat ‘Hermit’ Habits As A Remote Worker– Il lavoro a distanza rischia di trasformare anche la più socievole delle persone in un eremita. Cinque modi (i punti 3 e 7 per noi non valgono al momento) per infondere un po’ di socialità, felicità e divertimento nelle tue giornate di lavoro da casa.

Leggi anche l’articolo: 12 Handy Tips for Running Better Remote Meetings, pubblicato da HubSpot.com

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